Privacyverklaring | SoeverAI

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens?

De vennootschap onder firma SoeverAI, gevestigd te Groningen en ingeschreven in het Handelsregister onder KvK-nummer 42026945, hierna: "SoeverAI", respecteert de privacy van iedere persoon van wie persoonsgegevens worden verwerkt. Deze privacyverklaring is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens waarvoor SoeverAI optreedt als verwerkingsverantwoordelijke. Daaronder vallen onder meer persoonsgegevens van websitebezoekers, contactpersonen en werknemers van klanten en leveranciers, personen die contact opnemen met SoeverAI, personen die een offerte aanvragen of een discovery call of andere afspraak inplannen, en andere personen die op enige wijze met SoeverAI in contact treden.

SoeverAI hecht groot belang aan een zorgvuldige en rechtmatige verwerking van persoonsgegevens en handelt daarbij in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en overige toepasselijke wet- en regelgeving.

2. Wanneer treedt SoeverAI op als verwerker?

Voor zover SoeverAI in het kader van zijn dienstverlening persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een klant, treedt SoeverAI op als verwerker. In dat geval bepaalt de klant het doel van en de middelen voor de verwerking en is die klant verantwoordelijk voor het beschikken over een geldige grondslag voor de verwerking, voor het informeren van betrokkenen en voor de verdere naleving van de op hem rustende verplichtingen op grond van de AVG.

Deze privacyverklaring ziet in hoofdzaak op de verwerkingen waarvoor SoeverAI zelf verwerkingsverantwoordelijke is. Voor verwerkingen die SoeverAI uitsluitend in opdracht van een klant verricht, geldt dat de betreffende klant in beginsel het eerste aanspreekpunt voor betrokkenen is.

3. Welke persoonsgegevens verwerkt SoeverAI?

SoeverAI kan, afhankelijk van de aard van het contact, de relatie of de dienstverlening, persoonsgegevens verwerken zoals naam, bedrijfsnaam, functie, e-mailadres, telefoonnummer, adresgegevens, betaal- en incassogegevens, correspondentie, inhoud van contactverzoeken, offertegegevens, gegevens die nodig zijn voor het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten, en gegevens die worden verstrekt in het kader van intakegesprekken, discovery calls, supportverzoeken of andere communicatie.

Daarnaast kan SoeverAI persoonsgegevens verwerken die samenhangen met het gebruik van zijn website, formulieren, e-mailomgevingen, digitale applicaties of andere technische voorzieningen, voor zover dat noodzakelijk is voor het functioneren, beveiligen en beheren daarvan.

Indien SoeverAI in het kader van de dienstverlening persoonsgegevens verwerkt die door of namens een klant worden aangeleverd via documenten, databestanden, systemen, e-mailomgevingen, kennisbanken, uploads of andere gegevensbronnen, dan gebeurt dat in beginsel namens die klant en binnen de kaders van de met die klant gesloten overeenkomst.

4. Op welke grondslagen verwerkt SoeverAI persoonsgegevens?

SoeverAI verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor zover daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat. Die grondslag kan gelegen zijn in de uitvoering van een overeenkomst of het nemen van precontractuele maatregelen op verzoek van de betrokkene, in een gerechtvaardigd belang van SoeverAI, in toestemming van de betrokkene, of in een wettelijke verplichting waaraan SoeverAI moet voldoen.

Wanneer een persoon contact opneemt met SoeverAI, een offerte aanvraagt, een afspraak wil maken of informatie opvraagt over de dienstverlening, kan verwerking noodzakelijk zijn om op dat verzoek te reageren en om zo nodig stappen te zetten richting het sluiten van een overeenkomst. Wanneer een overeenkomst tot stand komt, verwerkt SoeverAI persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering daarvan, waaronder begrepen communicatie, administratie, facturatie, support en levering van de overeengekomen diensten.

SoeverAI kan persoonsgegevens tevens verwerken op grond van een gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor relatiebeheer, het onderhouden van contact met bestaande en potentiële klanten, het beveiligen van systemen en gegevens, het verbeteren van de dienstverlening, het beheren van interne processen en het kunnen aantonen van gemaakte afspraken en verrichte transacties. Indien toestemming de grondslag vormt, heeft de betrokkene te allen tijde het recht die toestemming weer in te trekken. Voor zover een wettelijke bewaarplicht of andere wettelijke verplichting geldt, verwerkt SoeverAI persoonsgegevens tevens op die grondslag.

5. Voor welke doeleinden verwerkt SoeverAI persoonsgegevens?

SoeverAI verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor welbepaalde en gerechtvaardigde doeleinden. Deze doeleinden omvatten onder meer het beantwoorden van vragen en contactverzoeken, het inplannen en uitvoeren van discovery calls, intakegesprekken en andere afspraken, het opstellen, verzenden en opvolgen van offertes, het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten, het leveren van AI-scans, consultancy, maatwerkontwikkeling, implementatie, licenties, support en overige dienstverlening, het beheren van gebruikersaccounts en technische toegangen, het verzorgen van facturatie en incasso, het voeren van de administratie, het beveiligen en verbeteren van systemen en dienstverlening, en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

SoeverAI verwerkt persoonsgegevens niet op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor die persoonsgegevens zijn verkregen.

6. Hoe gaat SoeverAI om met persoonsgegevens binnen de dienstverlening?

In het kader van de dienstverlening kan SoeverAI persoonsgegevens verwerken die door of namens de klant beschikbaar worden gesteld, bijvoorbeeld in documenten, interne databestanden, e-mailberichten, kennisomgevingen, databases, uploads of gekoppelde systemen. In veel gevallen zal het daarbij gaan om persoonsgegevens van medewerkers, klanten, patiënten, cliënten of andere relaties van de klant. Voor zover SoeverAI deze persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van de klant, doet SoeverAI dat als verwerker. De klant blijft in dat geval verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de verwerking, voor de aanwezigheid van een geldige verwerkingsgrondslag, voor de inhoud van de gegevens en voor de vraag of en in hoeverre bepaalde persoonsgegevens, waaronder bijzondere persoonsgegevens, via de dienstverlening mogen worden verwerkt. SoeverAI verwerkt die gegevens uitsluitend voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeengekomen dienstverlening en binnen de contractuele kaders die tussen partijen gelden.

7. Gebruikt SoeverAI persoonsgegevens voor trainingsdoeleinden van derden?

SoeverAI zal gegevens die in het kader van de dienstverlening worden verwerkt niet (laten) gebruiken voor trainingsdoeleinden van derden. De propositie van SoeverAI is juist gericht op privacy, Europese datasoevereiniteit en het beperken van onnodige afhankelijkheid van niet-Europese of niet-soevereine infrastructuur.

Voor zover binnen bepaalde technische varianten, componenten of toekomstige configuraties afwijkende kenmerken gelden, zal SoeverAI die inzet waar nodig contractueel afkaderen of daarover passende informatie verstrekken. SoeverAI voorkomt daarmee dat in deze privacyverklaring absolute garanties worden gegeven die niet in iedere technische configuratie onder alle omstandigheden zonder uitzondering kunnen worden gewaarborgd, tenzij dat uitdrukkelijk en schriftelijk is overeengekomen.

8. Met wie kan SoeverAI persoonsgegevens delen?

SoeverAI kan persoonsgegevens delen met derden voor zover dat noodzakelijk is voor de doeleinden die in deze privacyverklaring zijn omschreven. Daarbij kan het onder meer gaan om leveranciers van e-mail-, communicatie-, opslag-, administratie-, facturatie-, incasso-, hosting-, beveiligings-, infrastructuur- of softwarediensten, alsmede om andere partijen die door SoeverAI worden ingeschakeld ten behoeve van de uitvoering van overeenkomsten of de ondersteuning van zijn bedrijfsvoering.

Indien dergelijke derden persoonsgegevens verwerken in opdracht van SoeverAI, zorgt SoeverAI ervoor dat met die partijen passende contractuele afspraken worden gemaakt, waaronder, voor zover vereist, een verwerkersovereenkomst. SoeverAI verstrekt persoonsgegevens voorts aan overheidsinstanties, toezichthouders of andere derden indien hij daartoe wettelijk verplicht is.

9. Waar worden persoonsgegevens opgeslagen en verwerkt?

SoeverAI zal persoonsgegevens en andere data zoveel mogelijk lokaal, binnen Nederland of anderszins binnen de Europese Economische Ruimte opslaan en verwerken. Dat uitgangspunt sluit aan bij de aard van zijn dienstverlening en zijn nadruk op Europese en Nederlandse datasoevereiniteit.

Afhankelijk van de gekozen dienstverlening, technische inrichting en overeengekomen configuratie kunnen persoonsgegevens onder meer worden verwerkt op lokale infrastructuur van SoeverAI, op locatie van de klant, via lokale hardware of opslagvoorzieningen, via een Nederlandse of andere Europese hosting- of datacenterpartij, of via ondersteunende software- en bedrijfsvoeringssystemen die SoeverAI gebruikt voor communicatie, administratie, dienstverlening of incasso.

10. Vindt doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte plaats?

Het uitgangspunt van SoeverAI is om doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte zoveel mogelijk te vermijden. Dit geldt in elk geval ten aanzien van het verwerken van gegevens via de AI-oplossing(en) van SoeverAI. Daarbuiten kan niet volledig worden uitgesloten dat in bepaalde gevallen persoonsgegevens worden verwerkt door een leverancier of dienstverlener die buiten de Europese Economische Ruimte is gevestigd, of die gebruikmaakt van infrastructuur buiten de Europese Economische Ruimte.

Wanneer daarvan sprake is, draagt SoeverAI er zorg voor dat doorgifte uitsluitend plaatsvindt indien en voor zover wordt voldaan aan de eisen van de AVG. Dit betekent dat SoeverAI, indien vereist, gebruikmaakt van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of van andere passende waarborgen, zoals door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen, eventueel aangevuld met aanvullende maatregelen waar dat nodig is.

11. Hoe lang bewaart SoeverAI persoonsgegevens?

SoeverAI bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld of worden verwerkt, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een ander zwaarwegend gerechtvaardigd belang een langere bewaartermijn noodzakelijk maakt.

De feitelijke bewaartermijnen kunnen verschillen per categorie gegevens en per type dienstverlening. Gegevens die verband houden met contactverzoeken, offerteaanvragen of zakelijke correspondentie worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de behandeling daarvan en voor een redelijke opvolging. Contractuele, administratieve en factuurgegevens worden bewaard zolang dat nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst en voor de naleving van wettelijke bewaarplichten. Gegevens die in het kader van de dienstverlening worden verwerkt, kunnen worden bewaard overeenkomstig de gekozen technische inrichting, de met de klant gemaakte afspraken en hetgeen voor het functioneren, beveiligen of afronden van de dienstverlening redelijkerwijs noodzakelijk is. In bepaalde gevallen kunnen gegevens na verwerking worden verwijderd, terwijl in andere gevallen opslag nodig is om de afgesproken functionaliteit of beschikbaarheid voor de klant te waarborgen.

12. Hoe beveiligt SoeverAI persoonsgegevens?

SoeverAI treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, vernietiging, misbruik, onbevoegde toegang of enige andere vorm van onrechtmatige verwerking. Daarbij houdt SoeverAI rekening met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, de aard, omvang, context en doeleinden van de verwerking en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico's voor de rechten en vrijheden van betrokkenen. Deze maatregelen zijn erop gericht een passend beveiligingsniveau te waarborgen en kunnen onder meer bestaan uit toegangsbeperkingen, autorisatiebeheer, authenticatiemaatregelen, beveiliging van netwerken en systemen, contractuele afspraken met derden, organisatorische procedures en maatregelen gericht op vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van gegevens.

13. Maakt SoeverAI gebruik van geautomatiseerde besluitvorming?

SoeverAI kan in het kader van zijn dienstverlening gebruikmaken van geautomatiseerde verwerkingen en AI-functionaliteiten voor analyse, structurering, beantwoording van vragen, ondersteuning van processen, documentverwerking, kennisontsluiting of andere functionele doeleinden. SoeverAI neemt echter niet zelf besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die rechtsgevolgen hebben voor betrokkenen of hen anderszins in aanmerkelijke mate treffen, tenzij dit uitdrukkelijk wordt vermeld en daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.

14. Welke rechten hebben betrokkenen?

Voor zover SoeverAI optreedt als verwerkingsverantwoordelijke, heeft iedere betrokkene het recht om SoeverAI te verzoeken om inzage in zijn persoonsgegevens, om rectificatie of wissing daarvan, om beperking van de verwerking en om bezwaar te maken tegen de verwerking. Voor zover de wet daarin voorziet, heeft de betrokkene tevens recht op overdraagbaarheid van gegevens. Indien de verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op toestemming, heeft de betrokkene het recht die toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking daarvan.

SoeverAI zal een dergelijk verzoek behandelen binnen de wettelijke termijnen. Indien SoeverAI gegronde twijfel heeft over de identiteit van de verzoeker, kan hij aanvullende informatie vragen ter verificatie van die identiteit. Indien SoeverAI persoonsgegevens uitsluitend namens een klant verwerkt, dient de betrokkene zich voor de uitoefening van zijn rechten in beginsel tot die klant te wenden.

15. Kunnen betrokkenen een klacht indienen?

Indien een betrokkene van mening is dat SoeverAI persoonsgegevens verwerkt in strijd met de toepasselijke privacywetgeving, heeft die betrokkene het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of, indien van toepassing, bij een andere bevoegde toezichthoudende autoriteit binnen de Europese Unie.

16. Hoe kan contact worden opgenomen met SoeverAI?

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van persoonsgegevens door SoeverAI kan contact worden opgenomen met SoeverAI. Deze contactgegevens zijn vermeld op de website van SoeverAI.

17. Wijzigingen in deze privacyverklaring

SoeverAI behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. De meest actuele versie van de privacyverklaring zal door SoeverAI beschikbaar worden gesteld via zijn website.